Етичен кодекс

ЕТИЧЕН КОДЕКС

ЗА ПОВЕДЕНИЕ НА СЛУЖИТЕЛИТЕ

ВЪВ  ВиК „ ЙОВКОВЦИ” ООД  гр.В.ТЪРНОВO

 

                                                                                          2024 година

 

I.ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

 

Чл.1. (1) „Водоснабдяване и канализация Йовковци“ („ВиК Йовковци“) ООД В.Търново е публично търговско дружество с над 50% държавно участие в капитала, което е избрано за ВиК оператор, съгласно Закона за водите и предоставя ВиК услуги на територията на област В.Търново.

(2) Етичният кодекс на „ВиК Йовковци“ ООД определя стандартите и принципите за  етично поведение, което се очаква от ръководството и служителите на дружеството и има за цел да развива организационната култура, основана на споделените ценности във всички аспекти на дейността на дружеството, спомагаща за утвърждаването му като социално-отговорна компания.

(3) Този кодекс определя очакваното поведение на ръководството и всички служители, заети в дружеството, като описва основните морално-етични норми, принципи и правила, които се допълват  от съществуващите вътрешни норми за  вземане на справедливи решения  относно защита на обществения интерес, повишаване на общественото доверие, правилно управление  на публичните ресурси и постигане на корпоративните и обществени политики.

(4) Етичният кодекс има за цел да помогне да бъдат идентифицирани високорискови ситуации, да насочи към правилна реакция всеки служител поотделно или целият екип на „ВиК Йовковци” ООД.

           Чл.2. (1)  Етичният кодекс се прилага и спазва от органите на управление, от ръководителите и всички работещи в дружеството, като има за цел да установи нормите, които определят поведението на всички заети лица по време на изпълнение на служебните им задължения; на взаимоотношенията помежду им; със съдружниците; взаимоотношенията с физически и юридически лица - клиенти и партньори, с институции и органи на държавната власт.

            (2) Водещи принципи за етичност в поведението на ръководството и персонала на „ВиК Йовковци“ ООД са следните:

1. Изпълнение на поверените отговорности напълно независимо, почтено, достойно и безпристрастно, проявявайки лоялност и дискретност;
2. Спазване на законите, правата на човека, етичните ценности и уважение към личността;
3. Липса на конфликт на интереси при ръководителите, специалистите, работниците и служителите на дружеството  и недопускане на прояви на корупция;
4. Избягване на нерегламентирани незаконни плащания и пране на пари;
5. Действащ канал за докладване на нарушения;

Чл.3.(1) Етичният кодекс е разработен на основата на универсалните принципи и ценности, предвидени в насоките на ОИСР за управление на държавните предприятия;

(2) Етичният кодекс се основава на утвърдените стандарти и добрите практики в областта на ВиК услугите.

 

II.  ОБЩИ ЕТИЧНИ ПРАВИЛА НА ПОВЕДЕНИЕ

 

Чл.4.(1) Етичните правила на поведение целят да представят основните ценности и морални отговорности  на  заетите във „ВиК Йовковци“ ООД, от които да се ръководят при изпълнение трудовите си функции.

(2) Основните етични правила на поведение възприети и прилагани при осъществяване на трудовата дейност в дружеството са следните:

 1.Независимост, почтеност и достойнство, безпристрастност, лоялност и дискретност:

1,1. Ръководството и служителите на дружеството изпълняват функциите си напълно независимо и почтено, без да се съобразяват с каквито и да било лични интереси;

1.2. Ръководството и служителите на дружеството изпълняват с достойнство възложените им функции;

1.3. Ръководството и служителите на дружеството се стремят с действията и изказванията си да не накърняват по никакъв начин обществената представа за тяхната независимост, почтеност, достойнство и безпристрастност;

1.4. Ръководството и служителите на „ВиК Йовковци“ ООД са  лоялни към дружеството си;

1.5. Ръководството и служителите проявяват уважение, когато се ползват от услугите на  колегите си;

1.6. Ръководството и служителите на „ВиК Йовковци“ ООД ползват отговорно материалните ресурси на дружеството;

1.7. Извън дружеството ръководството и служителите на „ВиК Йовковци“ ООД се въздържат от всякакви коментари, които могат да накърнят неговата репутация;

1.8. Ръководството и служителите на „ВиК Йовковци“ ООД пазят тайна и проявяват дискретност при разглеждането и разискванията на въпроси, свързани с дейността на дружеството;

1.9. В поведението и изказванията си ръководството и служителите на „ВиК Йовковци“ ООД проявяват необходимата въздържаност, произтичаща от поверените им функции.

2. Спазване на законите, правата на човека, етичните ценности и уважение към личността:

2.1.     Ръководството и служителите на „ВиК Йовковци“ ООД изпълняват своите служебни ангажименти при задължително спазване на вътрешното законодателство и релевантните европейски и международни актове;

2.2.Ръководството на „ВиК Йовковци“ ООД не прилага дискриминационни правила на основата на пол, народност, възраст, малцинствена принадлежност, религия, социални възможности и други подобни;

2.3.     Ръководството и служителите на „ВиК Йовковци“ ООД не извършват каквито и да било действия, насочени към физическа заплаха, насилие, превишаване на служебните си права, обида, клевета и други подобни, свързани с правата на личността;

2.4.      Служителите, заети във „ВиК Йовковци“ ООД се отнасят с уважение към своите колеги, към ръководството, както и към представители на клиентите на дружеството, неговите партньори, държавни и неправителствени органи и институции;

2.5.      Ръководството на „ВиК Йовковци“ ООД  насърчава професионалното и личностно развитие на всички свои служители, като им осигурява равни възможности;

2.6.      Ръководството на „ВиК Йовковци“ ООД подкрепя и прилага приетите обществени стандарти с цел развитие на корпоративна култура, основаваща се на заслугите и приноса на работниците/служителите в производствения процес;

2.7.      Ръководството на „ВиК Йовковци“ ООД  създава условия за развитие на среда на сътрудничество и екипна работа с цел оползотворяването на всички ресурси и капацитет на публичното предприятие;

2.8.      Ръководството и заетите във „ВиК Йовковци“ ООД  работят в дух на сътрудничество и колегиалност помежду  си за  постигане на целите на дружеството.

3.    Липса на конфликт на интереси и недопускане на прояви на корупция:

3.1.    Ръководството и служителите на „ВиК Йовковци“ ООД не допускат прояви на корупция, проявяващи се в оказване на влияние върху личната воля, чрез неетични и неморални практики, с цел придобиване на блага, приемане (директно или индиректно) на подаръци или всякакъв вид други блага, които биха имали за цел да повлияят върху търговските отношения, професионалните отношения или върху административни решения;

3.2.     Никое лице, заето в дружеството, независимо от своето качество/длъжност и/или място в служебната йерархия не извършва, не насърчава и не допуска корупционни действия или търговия с влияние;

3.3.  За избягване на корупционни действия и/или търговия с влияние, ръководството и всеки служител са длъжни да изпълняват своите функции и задължения точно и добросъвестно, прозрачно (без да нарушават търговската тайна на дружеството), да не извършват и/или приемат действия в нарушение на обичайния протокол за работа (приемане на разплащания в брой, подаръци, гостоприемство, поемане на ангажименти в отклонение от законови разпоредби, предоставяне на нерегламентирано предимство на контрагент, включително и потенциален при провеждане на обществени поръчки и/или търгове и конкурси съобразно вътрешните правила на  дружеството и други);

3.4. В случай на съмнение или при установяване на случаи на корупция (вкл. и подкуп), служителят/ръководството на дружеството информира компетентните органи;

3.5. Ръководството и служителите на „ВиК Йовковци“ ООД се ръководят от принципа за ограничаване на участието им в дейността на други търговски дружества, когато има предпоставки за конфликт на интереси;

3.6.     Ръководството и лицата, заети в публичните предприятия следва да разкриват и обясняват обстоятелствата около всеки конфликт на интереси, в който са попаднали, включително и когато същите обстоятелства са предпоставка за потенциален конфликт на интереси;

3.7. Служителите на „ВиК Йовковци“ ООД информират ръководството в случаите, когато те или техни близки роднини участват или имат намерение да участват в управителните органи на други търговски дружества, които биха имали еднакви и конкурентни интереси с публичното предприятие, в което са ангажирани;

3.8.  По време на изпълнение на своите задължения, служителите на „ВиК Йовковци“ ООД действат лоялно, като предотвратяват създаването на условия за поява на конфликт между своите интереси и интересите на дружеството;

3.9.Ръководството и служителите на „ВиК Йовковци“ ООД се въздържат да изразяват мнение от името на дружеството, да извършват действия или да оказват влияние при приемане на решения във всички случаи, когато пряко или непряко тези действия са свързани и преследват личен интерес;

3.10. В случаите, когато се появят съмнения, служителите на ВиК Йовковци“ ООД информират ръководството  за спазване на бизнес етиката, за да се предотврати приемането на решения следствие от които се създават съмнения, че са в полза на лични облаги или се действа против интересите на дружеството  ;

3.11. Ръководството на ВиК Йовковци“ ООД въвежда инструменти и мерки за противодействие на корупцията и насърчаване на почтеността.

 

1. Избягване на нерегламентирани незаконни плащания и пране на пари

4.1.     Ръководството и служителите на ВиК Йовковци“ ООД прилагат политика за предотвратяване извършването на нерегламентирани плащания или пране на пари, както при получаването, така и при плащането, в натура или в пари, в брой или с чекове, или по банков път;

4.2. Служителите на дружеството следят с особено внимание всички извънредни плащания, непредвидени в споразуменията или в търговските договори;

4.3. В случаите, когато има съмнения, или се установи извършването на нерегламентирано плащане или пране на пари служителите информират компетентните органи.

5.   Действащ канал за докладване на нарушения:

5.1.Ръководството на ВиК Йовковци“ ООД въвежда нарочна система за подаване на сигнали за нарушения. Тази система може да допълва други съществуващи "канали" за докладване в рамките на дружеството, които подателят на сигнала може да избере;

5.2.Докладването не е задължение, а възможност и зависи от волята и преценката на служителя, като отговорност на ръководството е да създаде такава атмосфера и гаранции за поверителност и защита на лицата подаващи сигнали, така че те да бъдат мотивирани да проявяват непримиримост към липсата на почтеност и интегритет;

5.3.Всеки служител, временно нает персонал, стажанти, доставчици на услуги и др. може да използва системата за подаване на сигнали за нередности;

5.4.Системата за подаване на сигнали за нередности гарантира строга поверителност на съобщените факти, както и на личните данни на подателя на сигнала и на лицето/лицата, замесено/и или споменато/и в сигнала. Информацията е достъпна за ограничен брой служители, които предварително са обявени като отговорници за получаване на сигнали и които при и по повод тази си дейност са освободени от тежестта на йерархичните зависимости;

5.5.Изискването за поверителност не се счита нарушено когато ръководството ВиК Йовковци“ ООД, и/или органът, който упражнява правата на държавата, намерят за основателно провеждането на дисциплинарно и/или съдебно производство във връзка с докладваните факти и резултатът от тяхното установяване. Веднъж инициирано дисциплинарно и/или съдебно производство, показанията на свидетелите и/или потърпевшите се използват в съответствие с изискванията на приложимото законодателство;

 

III. РАБОТНА СРЕДА И ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

 

   Чл.6. При изпълнение на дейностите, ръководството и служителите  на ВиК Йовковци“ ООД  установяват взаимоотношения и поддържат  работна среда, при спазване  на следните етични норми:

6.1. „ВиК Йовковци“ ООД подкрепя всяко поведение, което допринася за утвърждаването на култура на доверие, уважение, толерантност и разбирателство.

6.2. „ВиК Йовковци“ ООД гарантира работна среда, подкрепяща различието и не допуска прояви на дискриминация или тормоз;

6.3. „ВиК Йовковци“ ООД гарантира на служителите и гражданите правото на информация, която представлява за тях законен интерес, ако информацията не е държавна или друга защитена от закона тайна или не засяга чужди права;

6.4. В работата си ръководството и служителите на „ВиК Йовковци“ ООД се ръководят от възприетите общи етични правила  на поведение (Глава II), като изпълняват служебните си задължения компетентно, обективно и добросъвестно, при стриктно спазване на изискванията, заложени в длъжностните им характеристики и на законодателството в Република България, като с цялостното си поведение съдействат за повишаване доверието на клиентите и ефективността от работата на дружеството;

6.5. С оглед публичния статут на „ВиК Йовковци” ООД, всички служители на дружеството, в зависимост  от функциите, които изпълняват, се подчиняват на установените правила на управление и стриктно съблюдават вътрешните актове на дружеството. Изпълняват служебните си задължения точно и професионално и се стремят да подобряват ефективността на работата си в интерес на клиентите и обществото като цяло, предвид  жизненоважното значение  на предоставяните от дружеството услуги по водоснабдяване, канализация, пречистване  и опазване на околната среда.

6.6. Служителите на „ВиК Йовковци” ООД спазват установената в дружеството йерархия на вътрешноорганизационните отношения като стриктно съблюдават вътрешните актове, нарежданията на прекия си ръководител и на ръководството на дружеството и не пречат на другите работници и служители да изпълняват техните задължения.

 6.7. Всички служители  на дружеството се явяват навреме на работа, в състояние, което им позволява да изпълняват служебните си задължения и отговорности, като не употребяват през работно време алкохол или други упойващи вещества и използват това време само за изпълнение на възложената работа с необходимото качество и в рамките на определените срокове.

6.8. Служителите на „ВиК Йовковци” ООД обсъждат проблемите, с които се сблъскват в процеса на работа с непосредствените си ръководители или ръководството на дружеството.

6.9. Служителите на „ВиК Йовковци” ООД не са длъжни да изпълняват неправомерни заповеди, издадени по установения ред, когато те съдържат очевидни за тях правонарушения.

6.10. Ръководството и служителите на „ВиК Йовковци” ООД не могат да приемат подаръци или облаги, които биха могли да се възприемат като награда за извършване на работа, която влиза в служебните им задължения.

6.11. Ръководството и служителите на „ВиК Йовковци” ООД  при изпълнение на служебните си задължения полагат грижа за  опазване имуществото на дружеството и не допускат използването му за лични цели. В случай на загуба или повреждане  на поверено имущество, служителите са длъжни своевременно да информират прекия си ръководител;

 6.12. Ръководството и служителите на „ВиК Йовковци” ООД не разпространяват поверителна информация и пазят доброто име на дружеството. Цялата информация, включително тази, съдържаща лични данни по смисъла на ЗЗЛД, до която имат достъп в качеството им на служители на дружеството се използва само за изпълнение на служебните им задължения при спазване правилата за защита на информацията;

6.13. Ръководството и служителите на дружеството не могат да изразяват мнения и твърдения, които накърняват правата, честта, достойнството и доброто име на другиго, в т.ч. и твърдения, засягащи репутацията на публични и частни организации.

6.14. „ВиК Йовковци” ООД подкрепя и защитава своите служители и не допуска уронване на престижа им до доказване на тяхната вина.

6.15. Ръководството на дружеството насърчава и подпомага професионалното и личностно развитие на служителите.

6.16. Дейностите по набиране, обучение, оценка на изпълнението и възнаграждение се основават единствено на постигнатите резултати и индивидуалните качества на служителите.

6.17. ВиК” Йовковци” ООД осигурява здравословни и безопасни условия на труд и гарантира сигурност на работното място. От служителите на дружеството се очаква да избягват поведение, което може да застраши здравето и безопасността на останалите, както и тяхното собствено.

 6.18. ВиК” Йовковци” ООД признава свободата на сдружаване и колективно договаряне на служителите си при съблюдаване на действащото законодателство.

 6.19. При изпълнение на служебните си задължения служителите на „ВиК Йовковци“ са длъжни да се ръководят единствено от законодателството и стандартите за работа и да бъдат политически неутрални. Служителите на „ВиК Йовковци” ООД не могат да участват в прояви, които са несъвместими с общопризнатите принципи на етично поведение и биха могли да накърнят професионалния им авторитет или престижа на дружеството.

 6.20. Служителите на „ВиК Йовковци” ООД следва да изглеждат по начин, подходящ за средата, в която работят. Необходимо е облеклото да е съобразено с общоприетите норми за представителност и да съответства на имиджа на организацията.

 

IV. СТАНДАРТИ ЗА РАБОТА С КЛИЕНТИ, ДОСТАВЧИЦИ, ВЪНШНИ ОРГАНИЗАЦИИ

 

 Чл.7. (1) В общуването с клиенти, доставчици и външни организации служителите на „ВиК Йовковци“ ООД се отнасят с търпение и внимание към техните потребности, стремят се към партньорско отношение, като спазват вежлив тон и уважение към събеседника.

   (2) От всички служители на дружеството се очаква да предоставят еднакъв достъп до услугите и равнопоставено отношение към всички клиенти независимо от социално им положение, образование, възраст, пол, етнически произход и религиозни убеждения.

(3) Служителите, в рамките на своите правомощия, се стремят да отговарят в пълнота на въпросите на клиентите и други организации, като при необходимост ги насочват към друг подходящ служител.

 (4) За да изпълняват качествено и ефективно служебните си задължения  и да са от максимална полза за клиентите, служителите на ВиК” Йовковци” ООД трябва да притежават високо нива на компетентност, включваща много добро познание за продуктите и услугите, които предоставя дружеството, а също така вътрешните документи и действащото законодателство, уреждащи отношенията в сектора.

(5) Служителите полагат всички усилия да изпълнят всички поети ангажименти, да доставят услугите в установения срок, качество, количество и цена.

(6)  Доставчиците на дружеството се избират без никакво дискриминиране, чрез прозрачни процедури и на базата на обективна и проверима преценка на работата им /относно въпроси като напр. цена, качество и срокове на доставките/, както и на работата им от етична гледна точка /по проблеми като напр. безопасност на труда, опазване на околната среда/ и степента, до която предлаганите от тях стоки и услуги съответстват на нуждите на дружеството. 

(7) Дружеството спазва своите ангажименти, поети към доставчиците от упълномощени представители и най-вече тези ангажименти, които са свързани с въпросите на количество, цени и срокове.

(8) Дружеството се ангажира внимателно да разглежда и да отговаря на всички запитвания, предложения, жалби.

 

(9) При предоставяне на информация на клиентите  и/или външни организации от всеки служител във ВиК” Йовковци” ООД се очаква да предоставя ясна, лесно разбираема, пълна и точна информация след идентифициране на техните потребности.

       (10) Служителите на дружеството посочват името и длъжността си, когато контактуват с клиентите.

 (11)  В случаите на пряка комуникация, от служителите на дружеството се очаква търпеливо да изслушат искането на клиента и да изяснят вежливо възможностите за разрешаване на поставения въпрос.

(12) В случаите на писмена /хартиен носител и/или електронна/ кореспонденция от служителите се очаква своевременен, точен и изчерпателен отговор при спазване на утвърдените стандарти и законоустановените срокове.

 

V. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЪС СЪДРУЖНИЦИ, АВиК и КЕВР

   

 Чл.8 (1) Дружеството информира пълно, точно и своевременно съдружниците за всички действия, събития или решения които биха могли да окажат значително влияние върху техните решения. Предоставя своевременно финансова и счетоводна информация, която отразява вярно и точно състоянието на дружеството, както и всяка  друга информация, на която те имат право по закон, изпраща в законоустановения срок материалите за свикано общо събрание.

(2) Съгласно Договора за стопанисване, поддържане и експлоатация на ВиК системите и съоръженията и предоставяне на водоснабдителни и канализационни услуги или въз основа на нормативен акт, дружеството предоставя своевременно на Асоциацията по ВиК на обособената територия (АВиК) на  ВиК Оператора „ВиК Йовковци“  ООД точна и надеждна информация по ред и в срокове, определени в съответния документ.

        (3) Дружеството своевременно предоставя всички необходими отчети и уведомления на КЕВР па реда и в сроковете, определени в законодателството, съдейства при разясняване на отделни факти и обстоятелства, съдържащи се в публично оповестена информация, когато такава информация му бъде поискана.

        (4) Отговорните служители задължително се уверяват, че предоставяната информация е вярна и че е предоставена на принципа на равното третиране.

 

Чл.9. (1) Ръководството на „ВиК Йовковци“ ООД създава условия и насърчава съществуването на корпоративна култура, включително, но не само, дава личен пример (чрез думи и/или действия) за етично поведение и съпричастност към целите и дейността на публичното предприятие.

(2) Ръководството на „ВиК Йовковци“ ООД уведомява и популяризира сред служителите съществуването и прилагането на критерии и правила за етично поведение, включително и отделя достатъчно време за разясняване на съдържанието и очакванията от разпоредбите на този кодекс.

(3) Ръководството на „ВиК Йовковци“ ООД използва подходи, които да позволяват да бъдат наемани за  длъжностите в дружеството лица с оглед моралните им и професионални качества, включително образование и опит.

 

 

 

VI. ИЗПЪЛНЕНИЕ

Чл.10. (1) Този Етичен кодекс за поведение е задължителен за изпълнение от всички служители на ВиК”Йовковци ООД и всеки служител на дружеството трябва да е запознат със съдържанието му.

(2) В случай на неспазване на изискванията на този кодекс и/или в случай на извършване на което и да е от забранените действия, срещу всяко лице може да бъде открито дисциплинарно производство в съответствие с разпоредбите на Кодекса на труда и вътрешните правила на дружеството.

(3) При първоначално встъпване в длъжност, служител от отдел ”Човешки ресурси” е длъжен да запознае новоназначения служител с разпоредбите на този кодекс.

 

VII. ДОПЪЛНИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

 

Чл.11. За целите на този кодекс служител е всяко лице, което е в трудово-правни отношения с дружеството, съгласно Кодекса на труда.

 Чл.12. (1) За целите на този кодекс „конфликт на интереси" е налице, когато лицата (служители, ръководство и др.) имат частен интерес, който може да повлияе върху безпристрастното и обективното изпълнение на правомощията или задълженията им по служба.

(2) Частен е всеки интерес, който води до облага от материален или нематериален характер на служител, включително всяко поето задължение.

(3) Облага е всеки доход в пари, парични средства или в имущество, включително придобиване на дялове или акции, както и предоставяне, прехвърляне или отказ от права, получаване на стоки или услуги безплатно или на цени, по-ниски от пазарните, получаване на привилегия или почести, помощ, глас в полза на избор, подкрепа или влияние, предимство, получаване на или обещание за работа, длъжност, дар, награда или обещание за избягване на загуба, отговорност, санкция или друго неблагоприятно събитие.

Чл.13. За целите на този кодекс „потенциален (възможен) конфликт на интереси" е налице, когато са възникнали обстоятелства, които могат да доведат до конфликт между личния интерес на лицето при изпълнение на задълженията му в публичното предприятие и интереса на публичното предприятие.

Чл.14. (1) За целите на този кодекс „корупция" е действието на обещаване, даване или предлагане (активна корупция) на трета страна, но също и действието на искане или получаване (пасивна корупция) от трета страна;  осигуряване и търсене на пряко или чрез друго лице неправомерно предимство; както и психологическо притискане чрез правене на необосновани искания и отправяне на заплахи (акт на пасивна корупция).

(2) За „неправомерно предимство" се приема: възнаграждение, независимо от неговото естество, предоставено в нарушение на законови, договорни или професионални задължения, включително, но не само, подкуп или откуп, подарък, измама, услуга, присвояване на средства и други.

(3) Търговия с влияние е корупция, при която се използва посредник между лицето, което се облагодетелства и лицето/органа, от които се очаква да използват влиянието и/или служебните.